Så kan du hantera kommande årsmötet

Nyhet
Med anledning av coronaviruset har många förtroendevalda hört av sig om hur årsmöten och andra sammankomster kan hanteras framöver. I den här artikeln har vi samlat information om det.

Det nya coronaviruset påverkar oss redan på många sätt. Det är viktigt att vi agerar med eftertanke och följer expertmyndigheternas råd. Vid sidan av myndigheternas rekommendationer tar enskilda arbetsgivare löpande beslut om ytterligare åtgärder, såsom rese- och/eller mötesförbud och hemarbete. Det viktigt att du som förtroendevald håller dig uppdaterad kring vad som händer på just din arbetsplats.

Så kan kommande årsmötet hanteras

I våra normalstadgar står följande om när årsmöten och ombudsmöten ska äga rum:

  • Ombudsmöten i avdelningar med sektioner ska genomföras minst vart fjärde år före den 1 december
  •  Årsmöten i sektioner ska enligt normalstadgarna genomföras före den 1 april
  • Årsmöten i lokala avdelningar ska genomföras före den 1 juni

Observera att avdelningar med egna stadgar kan ha andra datum/intervall. Om situationen framöver försvårar eller omöjliggör fysiska möten rekommenderar vi någon av följande lösningar:

  • Genomföra hela mötet med tillgänglig teknik (video/telefon)
  • Skjuta upp mötet till ett annat tillfälle genom ajournering

Fackförbundet ST har tillgång till digitalt stöd för att underlätta distansmöten. Hör av dig till engagemang@st.org om du eller din avdelning vill veta mer!

Så fungerar ajournering

Att skjuta upp ett möte kallas också ajournering. Det innebär i praktiken att mötet pausas. Det finns inga formella regler för hur lång tid en sådan paus kan vara. Praxis säger dock att mötet måste bestämma hur länge ajourneringen ska pågå.

Ajournerar ni ett stadgereglerat möte, behöver ni göra så här:

  1. Se till att samtliga stadgereglerade regler efterlevs. Kalla till årsmöte/ombudsmöte inom tidsramen och skicka ut kallelse och handlingar till mötet i tid
  2. Se till att styrelsen och helst några andra medlemmar är på plats på utsatt tid för årsmötet. Observera att det här kan ske digitalt eller via telefon
  3. Ordförande öppnar mötet
  4. Fastställ eventuell röstlängd (sker genom upprop)
  5. Någon behöver begära ordningsfråga och yrkar på att mötet ajourneras
  6. Bestäm hur lång tid ajourneringen ska vara
  7. Bekräfta att mötet är ajournerat genom klubbslag

Vad blir konsekvenserna av att skjuta upp ett möte?

Att ajournera mötet innebär helt kort att läget blir ”status quo”. Styrelsen sitter kvar till dess mötet återupptas igen. De redan utskickade handlingarna och dagordningen ligger kvar. När mötet upptas igen kan styrelsen eller någon annan inte föreslå att en ny fråga tas upp på dagordningen, med mindre än att 2/3 av mötet godkänner det. Observera att det alltid är sittande styrelse som är ansvarig till dess hela mötet genomförts.

Kom ihåg att kommunicera!

För att undvika meningsskiljaktigheter om hur mötet genomförts är det viktigt att kommunicera med medlemmarna/ombuden. Var transparanta. Se till att samtliga berörda känner till varför ett möte skjuts upp och vad det innebär i praktiken.

Har du frågor?

Hör gärna av dig till engagemang@st.org!