Ordningsproffset David Stiernholm
Photo: Anna Sigvardsson

Ordningsproffsets tips för att förenkla jobbhösten

Nyhet
Ser du redan mail, möten och sista minuten-hetsen strax innan jul framför dig när du sluter ögonen och föreställer dig jobbhösten? Här är några av föreläsaren och författaren David Stiernholms tips för hur du kan förenkla ditt arbetsliv.

I början av 2000-talet bestod David Stiernholms vardag av att ansvara för it-projekt samtidigt som han var chef på en försäljningsavdelning.

Något som innebar många resor och mycket att hålla koll på.

– Jag tänkte på jobbet hela tiden, kände mig väldigt stressad och att jag inte riktigt hade kollen som jag ville ha, minns han.

I dag hjälper han andra att strukturera på jobbet, framför allt genom att föreläsa och skriva böcker på temat. I grunden bygger tipsen han missionerar på enkla principer – som att samla ihop saker snarare än att sprida ut på många håll.

– Det jag själv brottats mest med är att få överblick över allt som rör sig i min tillvaro. Jag är tankspridd och vill åstadkomma många saker samtidigt – och har lätt att förlora mig i Wikipediatrådar. Saknas det samtidigt överblick riskerar saker att falla mellan stolarna.

Började med att göra-listan

En enda att göra-lista blev den viktigaste av många förändringar. Andra exempel är en mallkalender i kalendern som visar hur en optimal vecka ser ut och som han försöker komma så nära som möjligt när han bokar in möten och uppgifter. Han har också skapat tydliga rutiner för hur e-post och annan inkommande information ska hanteras för att inte glömmas bort.

En del han pratar med tycker att det låter fyrkantigt. Men i hans eget liv hänger spontanitet och struktur tydligt ihop.

– Jag har koll utan att behöva hålla koll, vilket gör att jag kan vara mer närvarande i mina relationer och lägga tankekraft på det jag faktiskt vill gå runt och tänka på.

Egen struktur har blivit viktigare på jobbet

Fyrkantigt eller inte – egen struktur blir allt viktigare.

– Nya samarbetsverktyg har gjort att vi kan arbeta var och när som helst, samtidigt som arbetslivet blivit mindre hierarkiskt. Det har gjort att var och en mer och mer behöver sätta sina egna ramar och bygga sin egen struktur.

Samtidigt går det inte att lösa allt själv.

– Om arbetsbelastningen är orimlig och har varit det ett tag är det klart att det behöver tas upp med chefen. Vad man kan göra då är att göra det tydligt hur situationen egentligen ser ut. Logga hur mycket tid du lägger på olika saker och förklara vad det får för konsekvenser för dig själv och för verksamheten. Samma sak gäller med osund möteskultur. Det är en fråga man kan lyfta tillsammans.

Men i väntan på att de stora knutarna på arbetsplatsen är lösta skadar det inte att försöka förbättra sin egen situation, tycker David Stiernholm.

– Det ligger väldigt mycket handlingskraft i att själv kunna förbättra sin situation oavsett hur det ser ut runt omkring.

David Stiernholm är aktuell med boken Förenkla på jobbet.

Här är sju saker du själv kan göra för att förenkla din arbetsvardag i höst.

1. Bestäm hur mycket tid du ska lägga på e-post

Jobblivet kryllar av nya tjänster och verktyg, men e-postkorgen fortsätter att vara ett ofrånkomligt nav för de flesta av oss – vare sig vi vill det eller inte.

Ändå är det här något som många av oss försöker hinna med sporadiskt mellan möten och andra arbetsuppgifter.

– Jag tycker att mailandet behöver börja ses som en giltig arbetsuppgift som ska få ta tid. Att maila kan vara nog så viktigt som andra arbetsuppgifter – det beror på vad de handlar om. Det tycker jag man kan fundera på: hur mycket av min arbetstid är lagom att jag lägger på e-post? För en del handlar det förmodligen om mer än de spontant lägger i dag.

2. Ta tag i mailkorgen på bestämda tider

David Stiernholm slår också ett slag för att ersätta duttandet med planerade mailkollarstunder.

– Oavsett om man hunnit med alla mail eller inte kan man ändå koppla av i att inte behöva känna dåligt samvete fram till nästa mailkollarstund.

Låter det lättare sagt än gjort? Krav på tillgänglighet – uttalade eller outtalade – är något som stressar många av oss. Men vad borde det egentligen innebära att vara tillgänglig?

– Ofta är det här mer diffust än det skulle behöva vara. Det är sällan bestämt hur tillgänglig man ska vara och hur snabbt man förväntas svara på mail.

Ofta kan det vara en bra idé att lyfta frågan med arbetskamraterna.

– Eftersom kollegorna i regel också upplever det här tillgänglighetsgisslet kan man ta upp det till diskussion: hur tillgängliga ska vi vara egentligen? Vad är en rimlig svarstid?

3. Stäng av alla aviseringar – både på mobilen och datorskrivbordet

Ett vanligt råd som för få följer, enligt David Stiernholm.

Men vissa mail behöver besvaras snabbt.

– Då kan man ställa in som regel i Outlook att det ska plinga till bara när du får mail som innehåller till exempel vissa ord. Man kan ha kakan och äta den ändå.

4. Återanvänd formuleringar

Med Outlook-funktionen ”snabbdelar” kan du samla på och återanvända textstycken – ett sätt att få vissa mail att bli skrivna snabbare.

– Många mail du skriver är sådana som liknar andra du skrivit tidigare fast till andra personer. Det kan till exempel handla om svar på frågor som du får ofta i din på grund av din roll jobbet.

5. Skapa före- och efterbuffertar för alla möten

Hamnar dina möten ofta direkt efter varandra i kalendern?

– Ett tips är att blocka 15 minuter ”förmötesbuffert” och 15 minuter ”eftermötesbuffert” i kalendern direkt när du tackar ja till ett möte. Det här kan man så klart göra manuellt, men det går också att göra automatiskt.

Så här kan du som använder Office 365 på jobbet fixa automatiska mötesbuffertar.

6. Gör en tidslinje över hösten

I slutet av augusti kan det kännas som det finns oändligt med tid för allt som ska bli klart innan jul. Men hur avlägset höstmörker och snöblandat regn än känns just nu kan det vara bra att starta hösten med att blicka framåt.

Ofta handlar det helt enkelt om att börja i tid.

– En bra start är att markera ut alla viktiga deadlines på en tidslinje och göra det tydligt vad som är det första steget – och när det ska tas.

7. Skilj på viktigt och bråttom

Svårt att sålla bland alla uppgifter och projekt som du har framför dig? Börja med att avgöra vad som är bråttom och vad som är viktigt. Ofta är det en bra idé att prioritera uppgifter som är både och.

– Men alldeles för få har definierat vad som är viktigt och varför. Min ständiga tes är att det som bidrar till verksamhetsmålen är viktigt. Det kan vara en enstaka uppgift eller hela projekt.

Nyhet

3 saker du (inte) ska säga i lönesamtalet

Det finns gott om tips för att lyckas med lönesamtalet på nätet. Ändå begår förvånansvärt många samma gamla misstag år ut och år in. Här är tre vanliga fallgropar som du bör undvika om du vill ha en bra löneutveckling.