Så får ni ut mer av årets viktigaste möte

Har du varit på årsmöte i bostadsrättföreningen eller fotbollsklubben? Då har du koll på att det är föreningens högsta beslutande organ. Samma sak gäller i fackföreningsvärlden – vare sig det gäller klubben, sektionen eller avdelningen. Alla medlemmar bjuds in och har möjlighet att påverka vem som ska leda det fackliga arbetet och vilka frågor som ska vara prioriterade framöver.

Allt börjar med bra valberedningsarbete

Inför årsmötet är det valberedningens uppgift att föreslå vilka som är bäst lämpade att leda det fackliga arbetet det kommande året. Ett viktigt uppdrag som handlar om att skapa en bra nulägesbild. Av vad som händer på arbetsplatsen och i den fackliga organisationen – men också av vilka kunskaper som kommer krävas framöver.

Och ju tidigare arbetet kommer igång, desto bättre.

– En vanlig fallgrop är att påbörja valberedningsarbetet för sent och missa att ta reda på vilka behov som faktiskt finns. I det läget är det lätt hänt att enbart vända sig till den sittande styrelsen och fråga om ledamöterna där vill fortsätta, säger Safa Al-saffar, organisationsutvecklare på Fackförbundet ST.

Det här kan ibland leda till att värdefulla perspektiv och viktig kompetens missas. Att lyckas nå ut brett – till exempel när det gäller bakgrund, ålder och kön – är en viktig del av valberedningsarbetet.

– Som valberedare kan det till exempel vara bra att fundera på om det finns strukturer som påverkar hur styrelsen satts samman hittills och hur vi kan engagera medarbetare som sällan hörs på arbetsplatsen – eller som hittills inte har någon erfarenhet av fackligt arbete alls.

Att locka den som inte är fackligt engagerad sedan tidigare kan vara svårt. En vanlig tanke bland de som inte provat är att man behöver vara fullärd från start. Här kan det vara bra att avdramatisera. Bland annat genom att berätta om de utbildningar som förtroendevalda kan ta del av.

Safa Al-saffar slår också ett slag för att våga ställa frågan.

– Den som blir direkt tillfrågad om att engagera sig känner sig utvald, värdefull och bekräftad. Det hjälper också till att sänka tröskeln.

Ta del av mötestips och mallar

Dags att planera själva årsmötet? Här på Mina sidor finns bland annat artiklar om vad ni behöver tänka på inför, under och efter årsmötet.

– Det viktigaste är att se årsmötet som en demokratisk process där medlemmarnas möjlighet att påverka ska stå i centrum, säger Safa Al-saffar.

Viktigt att välja rätt – och meddela vem som gör vad

Förutom att vara en viktig demokratisk plattform som sätter ramarna för det kommande årets fackliga arbete, spelar personvalen under årsmötet också juridisk roll. Bara den som valts till ett uppdrag enligt stadgarna är förtroendevald i förtroendemannalagens mening.

– Att det finns ett mötesprotokoll där det framgår vem som valts till vad är viktigt i lägen där du som förtroendevald företräder medlemmar gentemot arbetsgivaren. Det är också viktigt att meddela vem som är förtroendevald till arbetsgivaren och att nya uppdrag registreras i medlemsregistret, säger Safa Al-saffar.

Finns ofta flera viktiga roller att fylla

Enligt Fackförbundet STs normalstadgar behöver årsmötet välja ordförande, vice ordförande, samt en studieorganisatör. Andra styrelseuppdrag kan antingen väljas direkt under årsmötet eller kort därefter när den nyvalda styrelsen samlas för första gången. Det kallas också konstituerande möte.

En bra start är att bekanta sig med Fackförbundet STs uppdragsbeskrivningar.

– Att ha utsedda ledamöter som ansvarar för olika områden kan effektivisera styrelsearbetet och täcka in fler viktiga sakområden, till exempel värvning, likabehandling och arbetsmiljö, säger Safa Al-saffar.

Han slår också ett slag för att utse en registeransvarig med ansvar för att förtroendevalda har rätt uppdrag registrerade i medlemsregistret. En förutsättning för att få rätt information från förbundet och tillgång till utbildningar.

– Det här ett bra sätt att se till att nya förtroendevalda registreras på rätt sätt och att uppgifterna hålls uppdaterade också under övriga året.