Årsmötestider? Så förbereder ni er för att lyckas

Publicerad: 2022-12-01

Årsmöte är det högsta beslutande organet i avdelningen, sektionen eller klubben. Alla medlemmar bjuds in till mötet och har möjlighet att påverka.

På årsmötet beslutar medlemmarna vilka som ska företräda dem och driva den fackliga verksamheten det kommande året genom att välja en styrelse. Årsmötet beslutar också vilka frågor och vilken verksamhet som ska prioriteras, samt om budget.

På arbetsplatser där Fackförbundet ST saknar avdelning hålls i stället ett årligt medlemsmöte där arbetsplatsombud väljs.

Checklista – vad ska jag tänka på?

Vilken tid passar bäst?

Utgå från när ni tror att flest medlemmar kan delta. Att sätta ett datum tidigt ger bättre förutsättningar.

Var och hur ska mötet hållas?

Fundera på om ni vill ha ett fysiskt eller digitalt möte. Om ni väljer ett fysiskt möte är det bra att även göra det möjligt att delta digitalt.
Om ni anordnar ett fysiskt möte, fundera på om ni vill vara på arbetsplatsen eller utanför. Välj ett ställe som är så enkelt som möjligt för medlemmar att ta sig till.
Planerar ni ett digitalt årsmöte? Då kan ni använda verktyget VoteIT för att hantera omröstningar med mera. VoteIT kan användas samtidigt som årsmötet pågår eller helt fristående, vilket ger medlemmar möjlighet att rösta när de har tid. För att komma igång, hör av er till engagemang@st.org.

Vad är valberedningens roll inför årsmötet?

Valberedningens roll är att analysera organisationens behov och identifiera vilka kompetenser som behövs, bland annat genom att samtala med den sittande styrelsen. I valberedningens arbete ingår också att:

föreslå lämpliga kandidater till styrelsen, revisorer och övriga förtroendeuppdrag
i sina förslag eftersträva en representativ fördelning mellan kvinnor och män, samt främja mångfald
informera medlemmar om vilka uppdrag som ska väljas och hur det går till att nominera

Valberedningens förslag ska skickas ut till alla medlemmar/ombud inför årsmötet. Därför är det viktigt att valberedningen följer de tidsramar som finns angivna i Fackförbundet STs normalstadgar eller i de lokala stadgarna om det finns sådana. Läs mer om valberedningens uppdrag.

Hur kan medlemmar påverka?

Ett sätt för medlemmar att vara med och påverka är att skicka in motioner till årsmötet. För att styrelsen ska hinna läsa motionerna och förbereda sig är det viktigt att sätta ett sista datum då motionera ska ha skickats in till styrelsen. Läs mer i Fackförbundet STs normalstadgar om vad som gäller. Har din klubb, sektion eller avdelning egna stadgar? Kolla vad som står där.

När ska kallelsen skickas ut och vad ska ingå i den?

Förbered årsmötet genom att skicka ut en kallelse – det vill säga en inbjudan – till alla medlemmar eller ombud, beroende på var i organisationen som årsmötet ska hållas. På klubb- och sektionsnivå skickas kallelsen till alla medlemmar, på avdelningsnivå skickas kallelsen till alla ombud.

I Fackförbundet STs normalstadgar anges vilka tidsramar som finns att förhålla sig till. Har ni lokala stadgar? Utgå från dem.

Kallelsen ska innehålla datum, tid och plats för årsmötet. Kallelsen ska även innehålla sista datum då medlemmar eller ombud kan skicka in motioner.
Föreslå gärna i kallelsen vem som ska vara mötesordförande och sekreterare. Det är inte lämpligt att den sittande styrelsen har dessa roller.
Handlingar inför årsmötet ska enligt STs normalstadgar skickas ut en till två veckor i förväg.

Hur kan årsmötet marknadsföras?

Marknadsför årsmötet genom att använda er av olika informationskanaler. Sprid informationen om årsmötet så tidigt som möjligt, då är chanserna större att fler medlemmar dyker upp. Prata med medlemmar direkt, affischera eller använd webbplats eller intranät.

När ska handlingar skickas ut och vad ska de innehålla?

Enligt Fackförbundet STs normalstadgar ska handlingar inför årsmötet skickas ut till alla medlemmar senast en vecka innan mötet ska hållas. På avdelningsnivå ska handlingar skickas ut till ombuden senast två veckor i förväg. Finns lokala stadgar? Kolla vad som står där.

Dagordning för årsmötet – en lista på de ärenden som ska hanteras på årsmötet. Hitta exempel på dagordning och protokollmallar
Verksamhetsberättelse och bokslut
Revisorernas utlåtande om verksamheten och om de föreslår att bevilja styrelsen ansvarsfrihet
Verksamhetsplan och budget. Hitta exempel på mallar för verksamhetsplanering
Förslag som styrelsen lägger fram, till exempel förslag på medlemsavgift för klubben, sektionen eller avdelningen
Svar på motioner där styrelsen tar ställning till om den vill bifalla eller avslå förslagen, eller anse dem besvarade
Valberedningens förslag på de personval som ska göras på årsmötet. Underlaget ska även innehålla övriga nominerade som inte är valberedningens förslag
Lista på arbetsplatsombud och skyddsombud som ska fastställas på årsmötet