Vad händer på Migrationsverket?

Personalen på Migrationsverket jobbar hårt för att ta emot människor på flykt från Ukraina. Vi åkte ut till Nationellt servicecenter i Sundbyberg och pratade med en handläggare, en assistent och två chefer. Följ med bakom kulisserna på Migrationsverket.
Linus Ohlson och Britta Lejon utanför Migrationsverket

Det är en kall onsdag i slutet av mars när STs förbundsordförande Britta Lejon, Linus Ohlson, förbundsstyrelseledamot och förtroendevald för ST inom Migrationsverket och två kommunikatörer från ST besöker Migrationsverkets Nationella Servicecenter i Sundbyberg. Vi är här för att träffa medlemmar och chefer och få en bild av läget just nu.

Vi möts av Annette Bäcklund, kanslichef för Region Nord och Agneta Hermansson, enhetschef, som visar genom alla säkerhetsdörrar och in bakom receptionen där det är förvånansvärt lugnt just nu. Det är ganska tidigt på morgonen och än så länge har det inte hunnit komma så många sökande till väntsalen utanför. Röda Korset delar ut kaffe och te och Rädda Barnen finns på plats i lekrummet för att sysselsätta barnen som väntar.

“Vi är vana vid att hastigt ställa om”

– Förra veckan var det långa köer på gatan utanför men när vi började erbjuda digitala ansökningar och öppnade fler ansökningsställen försvann köerna i stort sett över en natt, säger Annette. Hon berättar att de första veckorna var tuffa och att de fick låna in personal från andra enheter. Fokus låg på att fylla luckorna i receptionen och det blev mycket övertid för personalen. Men det är en verksamhet som är van vid att ställa om i all hast. Nu är situationen bättre och Agneta säger att på hennes enhet är det mindre övertid nu och bara frivilligt.

Linus inflikar att det finns en risk att den digitala hanteringen flyttar fram trycket av sökande eftersom man ändå måste komma in till Migrationsverket för att lämna fingeravtryck och bli fotograferad inom en viss tid. Men förhoppningsvis är personalstyrkan större då.

– Vi rekryterar ny personal och ska anställa 100 handläggare och 60 assistenter så snart som möjligt, säger Annette.

Redan innan de annonserade efter personal hade de fått in ett tusental spontanansökningar.

– Viljan att hjälpa till är stor.

Yasemin Camlibel, handläggare på Migrationsverket

När övertid blir norm

Vi är intresserade av att höra vad medarbetarna själva säger och får träffa handläggaren Yasemin och assistenten Björn* i ett lugnare mötesrum. De både bekräftar och ger en lite annan bild än den vi fick från cheferna. Båda jobbade på Migrationsverket när det kom många människor på flykt från Syrien 2015 och är oroliga för att arbetsmiljön kommer att bli lika pressad som då.

– Jag tycker att man glömmer bort sina medarbetare, tjänstemän som jobbar och sliter här. Det är störst fokus på de sökande och att klara produktionen, säger Yasemin. Björn instämmer:

– Vi är servicemänniskor som vill stötta verksamheten och det är inte lätt att sätta gränser för sig själv. Det är ju inte hållbart att jobba 18 timmar per dygn i flera veckor och sedan nå någon form av vägg, det är viktigare att sätta en gräns där jag kan funka om ett halvår eller år också.

Vi undrar om övertiden är formellt beordrad eller om det är mer underförstått att alla ska hugga i och hjälpa till.

– De första veckorna kände jag mig tvungen att jobba övertid. Det förväntades av alla, säger Yasemin.

– Och i förrgår fick vi veta en timme innan stängning att det skulle bli beordrad övertid. Har man familj eller ska hämta på förskola så får man anmäla att man inte kan jobba över. Den situationen hade vi också 2015, att du fick anmäla till din teamledare på morgonen om du inte kunde jobba övertid, säger Björn.

Yasemin som har varit arbetsplatsombud fyller i att när övertiden beordrades saknades information om att alla har rätt till 30 minuters rast för att hinna äta. Majoriteten av personalen visste inte om detta och tog ingen rast. Yasemin mailade ut till hela enheten att personalen behövde kompenseras för detta.

Även i det tidigare mötet med cheferna har vi fått höra att det fackliga fått stryka lite på foten under den pressade tiden. Det är tydligt att de fackliga företrädarna är viktigare än någonsin.

Kollegorna och gemenskapen gör att man orkar

Både Yasemin och Björn ger en bild av att det finns en god gemenskap kollegorna emellan och att man stöttar varandra mycket, men att ledningen är sämre på att ge stöd och visa uppskattning för de insatser som görs. Efter den förra flyktingvågen kom pandemin och personalen i receptionen jobbade återigen under svåra omständigheter.

– Dagligen fick vi mail om att någon har blivit smittad. Det dröjde ju innan vi kunde vaccinera oss och det dröjde också med att få plexiglas som skydd. Jag tycker att man måste se och uppskatta sina medarbetare och att det ska synas antingen på lönen eller i möjlighet till utveckling inom organisationen, men vi fick bara höra att det inte fanns någon budget.

Yasemin vill också uppmana sina kollegor att skicka in rapport för att ledningen ska se att de behöver göra något. Hon säger att det har spritts osanna rykten om att om man gör en så kallad rita-anmälan (en incidentrapport) så kan det hindra ens vidare karriärmöjligheter, men det stämmer inte. Istället är det ett viktigt verktyg för att synliggöra att det behövs insatser.

Oro för nya omställningar

Yasemin och Björn pratar om att det finns en typ av dragspelsverksamhet i organisationen och att det under lång tid har gått upp och ner. Det har varit Balkankriget, kriget i Somalia, Irakkriget och så vidare.

– Så fort man har trappat ner så är det dags att trappa upp igen. Det blir ju som en statlig eftersläpning kan man säga.

Efter 2015 när myndigheten skulle trappa ner tyckte Yasemin att det kändes oroligt. Det kändes lite som att “nu har du gjort ditt och vi är klara med dig”. Men både hon och Björn fick stanna och är glada för det.

– Vi som jobbar i receptionen tycker verkligen om våra arbetsuppgifter. Det kanske låter överdrivet men jag älskar verkligen min enhet. Vi är som en familj, vi kan skämta om allt, vi stöttar varandra. Jag känner mig trygg i min anställning idag men man vet fortfarande inte vad som kan hända så man är ändå alltid lite förberedd, säger Yasemin.

Yasemin Camlibel, handläggare på Migrationsverket

Att jobba på Migrationsverket är att vara en del av nutidshistorien

Vad är det då som gör Björn och Yasemin fortfarande är kvar på Migrationsverket, efter alla upp- och nedgångar?

– Du är ju en del av nutidshistorien när du jobbar här. Du träffar de människor som kommer hit till Sverige, speciellt under de här omständigheterna. För det är ju ofta fantastiska människor som kommer hit, de vi träffar på dagarna. De sökande har ofta ett väldigt bra bemötande gentemot oss och vi försöker motsvara det på vår sida. Det är sällan några incidenter eller bråk och stök, utan det är bra relationer åt båda hållen, säger Björn.

– Det finns ju vissa situationer när man känner att man gjort något för att rädda situationen eller hjälpa sökande som kanske varit här flera gånger men där det inte framgått vad personen behövde hjälp med. Och så löser man det till slut och då känner man att man har gjort något bra. Det kan bli en väldigt emotionell stund, säger Yasemin.

Arbetsuppgifterna kallar och Björn och Yasemin behöver gå vidare. Innan vi skiljs åt säger Björn med ett litet skratt:

– Jag tror inte vi kommer ifrån den här diskussionen om omställningar och minskad organisation. Om ett par år igen dyker diskussionen säkert upp igen, och då tar vi det en runda till. Men det är trevliga kollegor och trevliga frågor att jobba med så jag hoppas kunna få fortsätta göra det över tid.

*Björn heter egentligen något annat.

Linus Ohlson

"Myndigheten behöver bli bättre på att ta vara på medarbetarnas kompetens"

Linus Ohlson, förbundsstyrelseledamot och förtroendevald på ST inom Migrationsverket:

Kommer massrekryteringarna lösa problemen på Migrationsverket?

– Frågan är ju vilka som ska utbilda de nya? Vi måste ju ta befintlig personal ur drift för att lära upp dem och stötta dem. Det kan bli ett problem med stress för medarbetare som redan har för mycket att göra.

Skulle Migrationsverket kunnat stå bättre rustad inför krisen?

– Vi kanske inte skulle ha minskat i den omfattning vi gjorde tidigare, utan behållit mer av den kompetenta personal vi hade. Men myndigheten ville spara pengar och visa sig duktig inför uppdragsgivarna. Vi såg också att vi minskade mer i personal än det var tänkt eftersom människor som egentligen inte var berörda av omställningen blev osäkra och sökte sig vidare.

Hur kan Migrationsverket bli en mer stabil och trygg verksamhet för sina anställda och för de sökande?

– Styrningen behöver bli bättre med en mer långsiktig personalbemanning. Jag tycker också att man behöver jobba mer med kompetensutveckling och satsa på personalen så att medarbetarna får chans att utvecklas och ta steget från assistent till handläggare eller handläggare till beslutsfattare. Om medarbetarna kan känna sig trygga på jobbet kanske det blir mindre av den där “pinnjakten” där man ska klara av så många ärenden som möjligt på kort tid. I förlängningen blir det en mer rättssäker process. Det leder i sin tur till ett bättre bemötande gentemot sökande men också i relation till andra myndigheter som vi samarbetar med.