Ansikten på skärm har onlinemöte

Möten på distans - så lyckas ni med onlinemöten

Vid första anblick tycks inte checklistan för bra videomöten se så annorlunda ut än vid fysiska; kom i tid, var förberedd och se till att tekniken fungerar. Det finns dock andra aspekter att ta hänsyn till när vi inte sitter i samma rum. 

Just nu är videomöten vardag snarare än undantag. För vissa fungerar det som rinnande vatten, för andra kan det kännas lite ovant och distanserande med alla ansikten på skärmen. En nyckel till att mötet ska bli så givande som möjligt är att alla känner sig delaktiga.

En nyckel till att mötet ska bli så givande som möjligt är att alla känner sig delaktiga.

Värna om allas chans att få komma till tals

Ett sätt att se till att mötet är inkluderande, är att alla får komma till tals. Även om det är ett mindre möte, så är det bra att ha en mötesledare som håller koll på talarordningen och ser till att alla får prata. 

När någon annan väl har ordet, är det viktigt att stänga av sin egen mikrofon och högtalare för att alla ska höra personen utan brus. Har du en fråga eller något att påpeka? Då kan chattfunktionen vara bra istället för att gå in och bryta ljudöverföringen. 

Forskaren: distansmöten ger nya möjligheter för inkludering

Lena Lid Falkman, forskare på Handelshögskolan i Stockholm, menar att vissa aspekter av videomöten faktiskt gör det lättare för alla att inkluderas. Genom att använda sig av funktioner för omröstning och att just efterlysa eller ställa frågor i chatten, blir det lättare för fler på mötet att komma till tals. Men för att säkerställa att det blir bra, kräver det lite av mötesledaren. 

– Vi är vana att gå laget runt, i samma ordning som vi sitter runt bordet, när vi ska presentera eller säga något. Det försvinner i ett virtuellt möte. Så det måste mötesledaren ta tag i, för att ingen ska bli bortglömd eller att vi pratar i munnen på varandra, menar Lid Falkman. 

Träna bort omedvetna ovanor

Det här är också en bra möjlighet att träna på sina egna omedvetna härskartekniker, menar Katarina Gidlund, professor på Institutionen för informationssystem och -teknologi på Mittuniversitetet. Genom att ta lite luft och vänta några sekunder innan nästa punkt påbörjas, ger du fler deltagare utrymme att hinna ställa sin fråga. Passa även på att kolla chatten en gång till och vänta in reaktioner eller frågor.

Ju fler möten, desto vanare blir vi. Öva på era videomöten och fråga varandra – vad fungerar för just er arbetsgrupp? Om det är du som är mötesledare är det viktigt att du är lyhörd och lyssnar på dina medarbetare. Tillsammans kan ni hitta ni en bra lösning för er. 

5 tips för bättre onlinemöten

Ha en mötesledare

Oavsett storlek på mötet gynnas alla av en mötesledare – någon som kan hålla kolla på talarlista och som ser till att plocka upp frågor ur chatten.

Använd verktygen som finns

Digitala mötesrum blir allt bättre, så se till att använda er av de verktyg som finns! Skriv i chatten, gör digitala omröstningar och räck upp handen.

Respektera andras talartid

Stäng av din mikrofon och dina högtalare medan andra talar. Annars finns det risk för onödigt brus och rundgång. Ställ dina frågor i chatten istället för att avbryta.

Träna bort ovanor

Försök att inte stressa igenom mötet. Ta en paus efter varje utläggning och se till att dina medarbetare eller andra mötesdeltagare får en chans att hinna ställa frågor. 

Minska stressen över teknikstrul

En idé för att minska stress är att införa en ”digital kvart” i mötestiden. På så sätt behöver ingen bli stressad om tekniken strular – och gör den inte det har ni vunnit en kvart!



 

Nyhet

10 tips för att ”smygträna” på jobbet

I vårt förra medlemsbrev arrangerade vi en tävling där vi frågade hur ni ”smygtränar” på jobbet. Tack för alla era smarta tips! Här är de vinnande bidragen som du kanske kan ta med som inspiration till din arbetsplats.