Hybridkontor

Så hanterar du hybridkontoret som chef

Vi har en oviss höst framför oss då vi förmodligen kommer återgå till kontoret i en eller annan form. Det så kallade hybridkontoret kan skapa utmaningar, framförallt för chefer.

Här berättar arbetspsykologen och forskaren Jens Näsström om några viktiga saker att reflektera över inför att vi ses på kontoret igen. 

Vilka utmaningar tror du det finns för chefer i hybridkontoret? 

Hybridkontoret är på vissa sätt mer komplext än distansarbete. Vissa är på plats, andra inte, vilket ställer höga krav på att hålla ihop arbetsgruppen och att tydligt och symmetriskt kommunicera till alla. Det kan lätt bli så att de som kommer in till kontoret pratar om projekt över en kopp kaffe, vilket de som sitter hemma missar. 

Vilka fördelar ser du med hybridkontor? 

Det finns för- och nackdelar med både kontorsbaserat arbete och arbete på distans. Dessutom varierar det från person till person. Det handlar ofta om du bor trångt eller stort, hur lång pendling tar, om du har barn och i så fall i vilken ålder. Sen handlar det även om hur du är som person. Det vill säga om du är social eller introvert till exempel. 

På många arbetsplatser kommer man om ett par år skratta och säga; kommer ni ihåg när alla var tvungna att komma till kontoret?

När individer får möjlighet att välja mellan att jobba hemma eller på kontor så kommer hen nästan alltid välja ett arbetsarrangemang som minskar det negativa och maximerar det positiva. Jag ser forskningsstöd för att hybridarbete ökar produktiviteten, minskar stressen och personalomsättningen. Det stärker också arbetstrivseln samt förbättrar balans arbete-fritid – vilket förstås är otroligt positivt. 

På många arbetsplatser kommer man om ett par år skratta och säga; kommer ni ihåg när alla var tvungna att komma till kontoret? 

Men inte alla. Hybridarbete passar inte alla organisationer, arbetsgrupper, positioner eller individer. Det är viktigt att understryka. 

Vad kommer vara svårast ur ett chefsperspektiv? 

Generellt så är det svårare att hålla kontakt med, och stötta, medarbetare som inte mår så bra i distansarbete (och därmed även hybridarbete). När alla inte är på plats ökar det komplexiteten vad gäller kommunikation, delegering av uppgifter och själva sammanhållningen på arbetsplatsen. 

Om det dessutom finns medarbetare som måste vara på plats så ställer det helt nya frågeställningar kring att hantera eventuella upplevda orättvisor. Utöver det har vi även många möjliga negativa effekter som är svåra att förutse.

Om en arbetsledare kommer in varje dag, och en annan arbetar hemifrån tre dagar i veckan, så kanske den ledare som är på plats blir påhoppad av medarbetare som behöver hjälp och stöd. Det som kanske är svårast är det som vi inte vet än vet om det nya arbetslivet.

Vad tror du hybridkontoret kan ha för effekter för jämställdhet och löneutveckling? 

När det gäller jämställdheten så är forskningen motsägelsefull; viss forskning tyder på att den bidrar till bättre jämställdhet med ökad livskvalitet, minskad utmattning och bättre balans mellan arbete och fritid för kvinnor. Annan forskning tyder på att det blir sämre. 

Det är med andra ord svårt att säga om det här kan bli en ny kvinnofälla. Vad händer om kvinnor med barn jobba hemifrån i högre utsträckning än män med barn? Insatsen i hushållet är ju inte jämställt på många håll. 

Det här skulle kunna leda till en ojämlik utveckling vad gäller karriär, lön och även vad gäller hushållsarbete med mera på hemmafronten. Men det vet vi inte säkert.  

Studier på distansarbete tyder på att de som kommer in till den fysiska arbetsplatsen oftare blir befordrade än de som jobbar hemma, trots att båda grupperna presterar lika väl. Det uppstår också lätt en ny form av omedveten diskriminering där man högre skattar de som man träffar ofta. 

Många ser svårigheter med hybridmöten där vissa deltar fysiskt och andra digitalt. Vad tror du om det? 

Viktig fråga. Det blir lätt att de som sitter tillsammans i konferensrummet får en fördel mot de som deltar via dator. De som är på plats kan lättare prata med varandra, ta ordet, läsa varandras kroppsspråk med mera. 

Om det är ett ”enkelt” möte så kan det vara ok att blanda digital och fysisk närvaro om du känner för det. Men då finns det ofta svårigheter för alla att delta på lika villkor. Förhoppningsvis kommer det här att växa bort om ett par år när tekniken och våran egen förståelse förbättras. 

5 tips som underlättar ledarskap i hybridkontoret

Här följer några saker som kan vara värda att fundera över inför att vi återvänder till kontoret för dig som är chef.

1. Tänk igenom vilka möten som behöver fysisk närvaro

Onlinemöten är annorlunda än fysiska möten; de kräver mer struktur. Det är också viktigt att möten fyller både arbetsmässiga behov och sociala, så att det inte bara blir arbete. I anslutning till fysiska möten så finns det en hel del sociala moment, före och efter möten, som inte onlinemöten lika lätt bjuder in till.  

2. Möt alla där de är

Kontoret är en fysisk plats som jämnar ut olikheter, exempelvis liten eller stor bostad. När man arbetar hemifrån så påverkas man av många fler individuella faktorer. Mitt tips är att lära känna dina medarbetare. Finns det vissa som mår bättre eller sämre i distansarbete? Fundera över vilket stöd de behöver från dig.

3. Ta extra hand om de som är nya i arbetslivet

De som inte är socialt och professionellt etablerade, till exempel unga och nyanställda, som inte har djupa arbetsvanor, har det ofta svårast. Säkerställ kontinuerligt att de får social kontakt och stöd så att de kan växa och utvecklas professionellt. 

4. Var vaksam på gränser mellan jobb och fritid.

Diskutera med dina medarbetare och hitta sätta att minska koll av e-post på kvällar och helger. Det blir lätt så att allt flyter ihop i skärmen mellan det privata och jobbet. Med tiden kan gränserna mellan jobb och fritid suddas ut vilket gör att många jobbar konstant.

5. Komplexa och kreativa möten är oftast bäst i det fysiska rummet

Det är nog svårt att komma ifrån att vissa möten är bättre att ha fysiskt. Det kan vara alltifrån workshops eller ”svårare” möten där vi behöver kunna prata mer fritt och läsa av varandras känsloläge. När vi kommunicerar med varandra finns det risk att viktiga detaljer försvinner i det digitala. När det är viktigt kan det vara bättre med fysiskt möte.