I mötet mellan den anställda och chefen är utgångspunkten för den nya lönen de kriterier för löneförhöjning som gäller på arbetsplatsen. Kriterierna tas normalt fram genom en diskussion mellan facket och arbetsgivaren, men om parterna inte kommer överens sätter arbetsgivaren kriterierna. Parterna kan också ha enats om särskilda satsningar, exempelvis att lönen för en viss yrkesgrupp behöver höjas extra mycket.
Utifrån detta går chefen igenom hur mycket av förväntningarna som den anställda har uppfyllt – och avslutar samtalet med ett förslag på ny lön. Avsikten är att det ska vara en dialog där både chefen och den anställda får komma till tals.
Om den anställda accepterar den nya lönen är det hela färdigt, men hen har också rätt att säga nej. Då går frågan vidare, vanligen till förhandling mellan facket och arbetsgivaren om man lokalt inte har kommit överens om annat.
Tanken med de lönesättande samtalen är att lönen alltid ska sättas utifrån sakliga förhållanden, inte enskilda personers förhandlingsskicklighet. Slutresultatet ska därmed bli detsamma som om man hade valt den andra lönesättningsmetoden (se faktaruta). På så sätt skiljer sig det lönesättande samtalet från en ”vanlig” löneförhandling.
Det är också viktigt att komma ihåg att det lönesättande samtalet är en del av den pågående dialog som chefen ska ha med den anställda – om förväntningar, verksamhetens behov och kompetensutveckling.
Utifrån ramavtalet för löner inom staten så förs det förhandlingar på lokal nivå mellan parterna. I dessa lokala förhandlingar kommer man överens om hur löneökningarna ska fördelas.
När den individuella lönen sedan ska sättas ger ramavtalet fack och arbetsgivare möjligheten att, på lokal nivå, välja mellan två olika metoder. Den ena är lönesättande samtal och den andra är lokala partsförhandlingar. De båda metoderna kan även blandas, till exempel att en viss avdelning på en arbetsplats får sin lön satt med den ena metoden och resten med den andra.