I ett utvecklingssamtal brukar chefen säga vad hen förväntar sig av den anställde. Lönesamtalet fungerar då som en uppföljning – hur har prestationerna faktiskt sett ut? Diskussionen kan handla om vad som har varit bra och vad som kan förbättras. Men det är alltså inte i detta samtal som den nya lönen sätts.
Efter lönesamtalet lämnar chefen in ett förslag på den anställdas nya lön. Det är sedan facket och arbetsgivaren som ska komma överens om att detta förslag är rätt och rimligt. Utgångspunkten är vad parterna har kommit överens om i de lokala förhandlingarna– om hur löneutrymmet ska fördelas samt arbetsplatsens lönekriterier.
I vissa fall har chefer fått mandat att sätta löner direkt. Det ska dock också göras utifrån överenskommelserna i de lokala förhandlingarna – det är inte en helt ”fri” löneförhandling. Ett sådant möte med chefen, där lönen kan sättas direkt, kallas lönesättande samtal.