Så håller du svåra samtal som chef
Publicerad: 2023-11-09
Som chef behöver du ibland hålla svåra samtal med medarbetare – det är en viktig del av ditt uppdrag. För många är det samtidigt ett av de tuffaste inslagen i ledarskapet. Fackförbundet ST har intervjuat psykologen Sara Nordin som delar med sig av fyra råd för att hjälpa dig på vägen.
Svåra samtal med medarbetare kan handla om en mängd saker – från missbruksproblem till konflikter i arbetsgruppen. Och som chef vinner du på att vara närvarande även när det uppstår problem. När du själv kliver fram och hanterar en fråga från start blir det till exempel lättare att följa upp de förändringar som du vill se.
Men att lyfta känsliga saker med en medarbetare kan kännas svårt. Sara Nordin arbetar som psykolog och organisationskonsult på hälsoföretaget Feelgood.
– Svåra samtal väcker mycket reaktioner i oss själva. Man kan också vara rädd för att göra någon ledsen eller arg. Vi vill att andra ska trivas och må bra – men att vänta med att ta upp ett problem riskerar att göra saker värre.
Här är hennes fyra främsta tips till dig som står inför ett svårt medarbetarsamtal.
1. Vänta inte med att agera
Dra inte ut på att lyfta frågan – det riskerar att förvärra problemet. Ett exempel är begynnande konflikter.
– Missnöje i en arbetsgrupp eller samarbetssvårigheter är ganska naturligt på en arbetsplats, men om det får gro och chefen inte tar klivet fram och tydliggör förväntningar finns det risk att det som först bara var otydligt blir regelrätta konflikter, som i sin tur kan leda till kränkningar.
Checklista inför samtalet
Innan du hör av dig till medarbetaren behöver du förbereda dig. Här är några saker att tänka på.
- Gör det tydligt för dig själv vad du vill få sagt. Träna genom att provprata för dig själv, en chefskollega eller någon annan du känner förtroende för.
- Välj en plats där ni kan prata ostört och avsätt tillräckligt med tid. Undvik att boka in samtalet fredag eftermiddag.
- Beroende på vad saken gäller kan du behöva mer eller mindre stöd från andra, till exempel hr-avdelningen på din arbetsplats. Säkerställ att du har rätt kompetens för att hantera frågan det handlar om.
2. Var tydlig och håll dig till fakta
Håll dig till det du bestämt dig för att prata om och lämna annat åt sidan. Om det du lyfter är ett problem, gör det tydligt att det är så du ser det och förklara vilka konsekvenser det får för verksamheten. Utgå från fakta – inte saker du hört från andra.
Generaliseringar är en annan fälla, menar Sara Nordin.
– Försök beskriva beteenden, inte personlighet. ”Jag har märkt att du lämnar in rapporter för sent” är ett beteende som är lättare att jobba med och förändra än påståendet ”du är oengagerad”.
Att prata på för att undvika obekväma tystnader, skämta eller starta samtalet med något positivt är andra exempel på mindre lyckade tillvägagångssätt. Att linda in budskap riskerar att skada medarbetarens tillit till dig som chef.
– Det medarbetare kan uppleva är att chefen inte kör med öppna kort och inte är rak och tydlig.
3. Glöm inte att lyssna
Samtidigt som det är viktigt att du står fast vid ditt budskap – även om det möter reaktioner – behöver du också tänka på att lämna plats åt medarbetaren du vänder dig till.
– Det behöver finnas utrymme för den andre att ställa frågor och ge sin bild, att det inte bara blir ”ja, nu har jag sagt mitt”. Visa med kroppsspråk – ögonkontakt och nickningar – att du lyssnar och undvik att avbryta.
Att inte gå in i samtalet när du själv är i affekt är en självklarhet, men du behöver inte skala bort känslorna helt. Om du ser att medarbetaren blir ledsen – bekräfta att du ser det.
4. Ha en plan för nästa steg
Syftet med samtalet är att åstadkomma förändring. Därför är det viktigt att inte släppa frågan när du och medarbetaren lämnar rummet. Kom överens om vad nästa steg ska vara, tipsar Sara Nordin.
– Förhoppningsvis landar ni i en överenskommelse eller ett nästa steg, som det är ditt ansvar att följa upp. Pratar vi till exempel om en beteendeförändring räcker det inte med att du har sagt något en gång, du behöver också uppmärksamma framsteg.
