Hjälp med förvaring av bokförings- och bokslutshandlingar, protokoll samt övriga handlingar.

Motion från Robert Lang ST Riksantikvarieämbetet och Solveig Artsman ST Kronofogden om med förvaring av bokförings- och bokslutshandlingar, protokoll samt övriga handlingar.

Inom ST finns det drygt 100 avdelningar. Samtliga måste bokföra, skriva protokoll och sända ut information till sina medlemmar.

Lagen säger att bokförings- och bokslutshandlingar ska förvaras säkert och lätt tillgängligt för revision. Protokoll, årsmöteshandlingar med mera är en del av vår fackliga historia men även en del av Sveriges historia. Handlingarna måste finnas tillgängliga för forskning både när det gäller professionell forskning och exempelvis släktforskning, idag och i framtiden. Lika viktigt som lagen är att vi förvaltar medlemmarnas historia väl.

Fler och fler myndigheter minskar ner på sina arkivutrymmen på grund av digitalisering. Många av våra myndigheter finns också på flera orter i landet. Detta gör att avdelningarnas möjligheter till arkivering på arbetsplatsen minskar eller helt försvinner. Ett annat problem är att det över tiden lagras handlingar på olika orter och det försvårar både revision och forskning. Det som behövs är en helhetslösning för hela ST. Detta skulle gynna inte bara ordningen när det gäller bokslut med mera utan också underlätta för de som vill forska i vår historia.

Vi yrkar därför:

  • Att information till avdelningarna utarbetas som underlättar för de förtroendevalda att följa de regler som gäller för bokföring och arkivering.
  • Att utbildning tillhandahålls för i första hand kassörer och sekreterare i de regler som gäller för bokföring och arkivering.
  • Att ST centralt ska vara avdelningarna behjälpliga med arkivering, både när det gäller den fysiska arkiveringen samt regelverk för detta.

Robert Lang ST Riksantikvarieämbetet och Solveig Artsman ST Kronofogden

Förbundsstyrelsens svar

Förbundsstyrelsen tycker att detta är en viktig fråga som behöver uppmärksammas. ST har en

e-utbildning för kassörer som finns på ST.org. Den innehåller bland annat regelverk för bokföring och arkivering. Då utbildningen är lärarledd och bara ges två gånger per år har åtkomsten till informationen varit begränsad. Sedan februari 2018 finns därför också textinformationen från utbildningen publicerad på ST.org så att den ständigt ska vara tillgängligt för förtroendevalda. Information om detta har gått ut i med e-post i de så kallade förtroendevaldabreven. Förbundsstyrelsen uppdrar åt kansliet att påminna om denna information i kommande brev.

STs kansliorganisation har sin långtidsarkivering (material som ska bevaras) hos TAM- Arkiv. (Läs mer på http://www.tam-arkiv.se/ om deras organisation och verksamhet.) För detta betalar ST en årlig avgift. TAM-Arkiv har sedan ett antal år tillbaka slutat att ta emot STs lokalorganisationers material med hänvisning till utrymmesbrist. Detta är ett stort problem för många avdelningar eftersom materialet inte kan förvaras på ett säkert sätt. Förbundsstyrelsen föreslår därför att kansliorganisationen får i uppdrag att förhandla med TAM-Arkiv om att även STs lokalorganisationer ska kunna lämna material som ska bevaras till arkivering. Bokföringsmaterial och annat som kan gallras efter viss tid bör förvaras lokalt tills gallring sker för att undvika onödig administration och öka tillgängligheten för det lokala revisionsarbetet.

  • Förbundsstyrelsen uppdrar åt kansliet att påminna om den information till förtroendevalda om bokförings- och arkiveringsregler som finns på ST.org. Förbundsstyrelsen anser därmed att yrkandet är besvarat.
  • E-utbildning för kassörer finns på ST.org innehållande bland annat regelverk för bokföring och arkivering. Sedan februari 2018 finns också textinformationen från utbildningen publicerad på ST.org så att den ständigt ska vara tillgängligt för förtroendevalda. Förbundsstyrelsen anser därmed att yrkandet är besvarat.
  • Förbundsstyrelsen uppdrar åt kansliet att förhandla med TAM om ytterligare arkivyta för avdelningarnas räkning och kostnad för detta.

Förbundsstyrelsen anser därmed att yrkandet är besvarat.