Digitala årsmöten och VoteIT

Vad är ett digitalt årsmöte?  

Ett digitalt årsmöte är ett årsmöte som genomförs helt eller delvis med hjälp av digitala system. Ett sådant system är VoteIT.

Vad är VoteIT? 

VoteIT är ett system för att hålla bättre beslutsmöten digitalt. I VoteIT kan mötesdeltagarna diskutera, lägga förslag och rösta under mötets gång. Det kan användas på två sätt – tillsammans med ett videosystem under ett realtidsmöte eller utan videouppkoppling som ett onlinemöte.

Ett realtidsmöte är ett vanligt möte fast på video och med VoteIT som stöd, medan ett onlinemöte innebär att det går att ansluta till mötet under flera dagar, med möjlighet att diskutera i textform. Det kan till exempel vara användbart om du arbetar i en verksamhet där medarbetarna jobbar i skift.

När kan vi använda VoteIT?  

Om det förekommer motnomineringar, motioner, slutna voteringar eller på något annat sätt behöver kunna säkerställas ett demokratiskt röstningsförfarande, rekommenderar vi att ni använder VoteIT.

Finns det andra system att använda? 

VoteIT är det system som ST tillhandahåller. På marknaden finns det så klart många andra, både i gratis- och betalversioner. Det som varit viktigast för förbundet i valet av system är att det går att säkerställa röstlängden, det vill säga att vi vet vilka som är närvarande och att alla röstberättigade kan rösta.

Finns det något i våra stadgar som hindrar digitala årsmöten?  

Det finns ett dokument från 2009 som reglerar poströstning och som säger att digitala årsmöten är tillämpbara efter beslut av styrelsen. Kongressen 2020 tog också beslut om att ta fram en policy för digitala årsmöten.

Är det okej med digital signering av årsmötesprotokoll? 

Ja. Det bör dock finnas något sätt att identifiera personer om man exempelvis scannar in underskrifter. Exempelvis att kommunikationen sker med kända mailadresser. Förbundet erbjuder för närvarande inte något system för digital signering. Signit från Hogia är det som förbundsstyrelsen använder.

Hur kommer jag åt VoteIT? 

Kontakta oss via engagemang@st.org så hjälper vi dig vidare.