Chef förbereder sig på att hålla utvecklingssamtal

Att hålla utvecklingssamtal – för dig som chef

Utvecklingssamtalet är en möjlighet för dig att lära dig mer om dina medarbetares prestationer, behov och ambitioner. Det är också ett tillfälle att ta upp hur du vill att medarbetarna ska utvecklas och prestera ännu bättre.

Hur ofta du ska ha utvecklingssamtal varierar från organisation till organisation. Men det vanligaste är att de hålls en gång per år. Om arbetsplatsen och arbetsuppgifterna av olika orsaker är i stor förändring kan det vara klokt att hålla fler samtal under året.

Utvecklingssamtalet – en del i kompetensutvecklingen

Utvecklingssamtalet kan ses som en första del i de anställdas kompetensutveckling där du tillsammans med medarbetaren ser över vilka kunskaper och färdigheter som behövs för att jobbet ska kunna utföras på bästa sätt.

Samtalet är ditt tillfälle att visa vad du anser vara viktigt för arbetsplatsen som helhet och vilka specifika behov du ser för kompetensutveckling.

Dina förberedelser som chef 

För att både du och din medarbetare ska få bra återkoppling är det viktigt att ni båda förbereder er. För dig är det viktigt att redogöra för hur du ser på medarbetarens roll i organisationen och vilka utvecklingsmöjligheter denna har.

Du kan också få återkoppling av dina anställda. Då får du en bild av hur du uppfattas som chef och på vilka områden du behöver utveckla ditt ledarskap.  

Punkter att utgå ifrån i utvecklingssamtalet

Förbered dig gärna med hjälp av en checklista. Här är några punkter du kan utgå ifrån när du gör dina förberedelser:

  • Medarbetarens arbetsuppgifter och hur du upplever/värderar dem
  • Medarbetarens arbetsinsats under året, vilka utmaningar hen haft och vilka mål har nåtts
  • Medarbetarens utveckling sedan det senaste utvecklingssamtalet
  • Medarbetarens arbetsmiljö och trivsel på jobbet
  • Medarbetarens kompetenser och behov/intresse av utveckling framåt
  • Erfarenheter att ta lärdom av

Under utvecklingssamtalet

Tänk på att avsätta tillräckligt med tid, minst en timme, och dokumentera vad ni kommer fram till under samtalet. Bestäm vem som för anteckningar och gå igenom dem när ni är klara så ni båda är överens om vad som har sagts.

Tänk även på att skapa goda förutsättningar så ni kan ha ett samtal där ni inte störs av besök, telefoner eller annat. Oavsett om ni har mötet digitalt eller fysiskt.

Efterarbete

Ta gärna tid efter utvecklingssamtalet för att göra egna minnesanteckningar. Du kan också göra en egen utvärdering av hur du tycker att samtalet gick. Dokumentationen från samtalet och utvärderingen har du nytta av när du ska förbereda dig inför nästa års utvecklingssamtal.

Gör en utvecklingsplan

Under utvecklingssamtalet ska ni gärna komma fram till en konkret skriftlig utvecklingsplan. Den kan exempelvis innehålla utbildningar och nya metoder medarbetaren behöver använda sig av. Genom att det ni kommer fram till skrivs ner blir det mer konkret och genomförbart. Inte minst ger det dig möjlighet att följa upp medarbetarens prestationer.

Det är viktigt att även lägga in avstämningspunkter så att ni kan försäkra er om att planeringen genomförs.