Att hålla och leda utvecklingssamtal

Utvecklingssamtalet är en möjlighet för dig att lära dig mer om dina medarbetares prestationer, behov och ambitioner. Det är ett tillfälle att ta upp hur du vill att medarbetarna ska utvecklas och prestera ännu bättre.

Vad är ett utvecklingssamtal?

Ett utvecklingssamtal är ett planerat och strukturerat samtal. Där kan du och dina medarbetare bland annat ta upp den anställdas utveckling på jobbet sedan förra samtalet, frågor kring dennes arbetsuppgifter och individuella och organisatoriska målsättningar.

Samtalet är ett tillfälle för dig att undersöka vad medarbetaren har klarat av och vilka erfarenheter hen fått. Vilka erfarenheter har medarbetaren utvecklat sedan förra samtalet? Det är också ett tillfälle att prata om vilka möjligheter framöver du ser för den enskilda medarbetaren.

Hur ofta du ska ha utvecklingssamtal varierar från organisation till organisation. Men det vanligaste är att de hålls en gång per år. Om arbetsplatsen och arbetsuppgifterna av olika orsaker är i stor förändring kan det vara klokt att hålla fler samtal under året.

Utvecklingssamtalet – en del i kompetensutvecklingen

Utvecklingssamtalet kan ses som en första del i de anställdas kompetensutveckling där du tillsammans med medarbetaren ser över vilken kunskap och vilka färdigheter som behövs för att jobbet ska utföras på bästa sätt. Samtalet är ditt tillfälle att visa vad anser vara viktigt för arbetsplatsen som helhet och vilka specifika behov du ser av kompetensutveckling.

Förberedelser

För att både du och de anställda ska få återkoppling är det viktigt att ni båda förbereder er. För dig är det viktigt att redogöra för hur du ser på medarbetarens roll i organisationen och vilka utvecklingsmöjligheter denna har. Du kan också få återkoppling av dina anställda. Då får du en bild av hur du uppfattas som chef och på vilka områden du behöver utveckla ditt ledarskap.  

Förbered dig gärna med hjälp av en checklista. Här är några rubriker som du kan utgå ifrån när du gör dina förberedelser:

  • Medarbetarens arbetsuppgifter och hur du upplever/värderar dem
  • Medarbetarens arbetsinsats under året, vilka utmaningar hen haft och vilka mål har nåtts
  • Medarbetarens utveckling sedan det senaste utvecklingssamtalet
  • Medarbetarens arbetsmiljö och trivsel på jobbet
  • Kompetenser
  • Erfarenheter
  • Medarbetarens behov och intresse för utveckling

Under utvecklingssamtalet

Tänk på att avsätta tillräckligt med tid, minst en timme, och dokumentera vad ni säger och kommer fram till på utvecklingssamtalet. Bestäm vem som för anteckningar och gå igenom dem när ni är klara så ni båda är överens om vad som har sagts.

Tänk även på att ha utvecklingssamtalet på en neutral plats där ni inte störs av besök eller telefoner. Alltså inte på ditt kontor utan snarare ett konferens- eller grupprum.

Efterarbete

Ta gärna tid efter utvecklingssamtalet för att göra egna minnesanteckningar. Du kan också göra en egen utvärdering av hur du tycker att samtalet gick. Dokumentationen från samtalet och utvärderingen har du nytta av när du ska förbereda dig inför nästa års utvecklingssamtal.

Gör en utvecklingsplan

På utvecklingssamtalet ska ni gärna komma fram till en konkret skriftlig utvecklingsplan. Den kan exempelvis innehålla utbildningar och nya metoder medarbetaren behöver använda sig av. Genom att det ni kommer fram till skrivs ner blir det mer konkret och genomförbart. Inte minst ger det dig möjlighet att följa upp medarbetarens prestationer.

Det är viktigt att även lägga in avstämningspunkter så att ni kan försäkra er om att planeringen genomförs. 

Stöd från ST

Coachning inför utvecklingssamtalen

Behöver du ett bollplank inför alla dina utvecklingssamtal? Som medlem i ST kan du boka tid hos en karriärcoach. Coachen kan hjälpa och ge dig stöd i dina funderingar kring drivkrafter och mål, karriär och yrkesliv och inte minst med förberedelser inför utvecklingssamtalet.

Boka en tid här