Håll årsmötet på distans

Det kan vara svårt att samla hela den fackliga organisationen på samma plats för att hålla ett årsmöte. Som tur är finns ofta möjlighet att hålla årsmöten på distans. Detta kräver eftertanke, teknik och bra metoder för att hålla till exempel rösträkningen.

Ska din styrelse genomföra ett årsmöte på distans så är det viktigt att förbereda sig ordentligt. Utöver de vanliga årsmötesföreberedelserna så måste styrelsen fundera över hur de ska jobba med tekniken. Vilka system finns och vilka möjligheter ger de? Och minst lika viktigt: Vilken teknisk kunskap finns bland medlemmarna? Förutom de vanliga mötesfunktionärerna kan det vara bra att även ha en teknikansvarig som kan hjälpa medlemmarna att lösa eventuella tekniska problem, så att inte hela mötet stannar upp om ett problem uppstår.

Ordförande och sekreterare

Det underlättar för mötet om ordförande och sekreterare sitter i samma lokal. Om de inte gör det så är det viktigt att de har fått möjlighet att förbereda sig tillsammans inför årsmötet.

Räkna röster på distans

Innan mötet behöver styrelsen också fundera över om rösträkning i olika former kommer att förekomma och vilka förutsättningar som finns att lösa det. En bra variant vid rösträkning är att utse rösträknare på varje plats och sedan huvudrösträknare som befinner sig på det ställe där ordförande och sekreterare är. Rösträknarna rapporterar sedan till huvudrösträknarna. Huvudrösträknarna räknar de ställen där det sitter enskilda personer.

Den slutna omröstningen

Sluten omröstning på distans kräver lite eftertanke. Ett sätt att lösa det är att göra lokala rösträkningar som sedan rapporteras in av rösträknarna, men om det är väldigt få deltagare på vissa platser så fungerar inte den här metoden särskilt bra. Då är bättre att varje person rapporterar direkt till huvudrösträknaren. Detta innebär dock att den senare kommer att veta vad enskilda individer har röstat på.