Här är ett konkret sätt att göra era möten bättre

Oproduktiva möten? Här är ett konkret sätt att göra dem bättre

För att bli bra problemlösare tillsammans behöver vi sluta ta oss an problem på samma sätt som vi gör på egen hand, menar mötesexperten och författaren Al Pittampalli.

I en artikel i Harvard business review slår han ett slag för metodiska möten. Kort och gott handlar det om att få gruppen att hålla sig till en problemlösningsnivå i taget – tvärtom mot hur vi gör ni vi löser problem på egen hand.

Fem problemlösningsnivåer oavsett vilket problem vi löser

Problemlösning – vad det än handlar om – kan delas in i fem nivåer.

  • Nivå 1: Definiera problemet
  • Nivå 2: Generera lösningar
  • Nivå 3: Utvärdera lösningarna
  • Nivå 4: Välja en lösning
  • Nivå 5: Planera genomförande

Forskning har visat att när vi löser problem på egen hand hoppar vi intuitivt fram och tillbaka mellan stegen. Ett effektivt sätt att komma fram till lösningar som vi använder oss av utan att behöva tänka på det, skriver Pittampalli.

Fundera till exempel på hur det brukar gå till när du ska bestämma vad du ska äta till middag. Sannolikt börjar du generera och utvärdera lösningar (nivå 2 och 3) innan du tar ett kliv tillbaka och ställer dig frågor som ”vilket slags mat skulle göra mig mätt, men inte för mätt?” (nivå 1).

Intuitiv problemlösning fungerar dåligt när vi löser problem tillsammans

Samma problemlösningsmetod fungerar ofta dåligt när grupper ska försöka lösa problem tillsammans. Att mötesdeltagare rör sig fritt mellan olika problemlösningsnivåer utan att göra det tydligt för varandra leder till oorganiserade möten som berör många problemlösningsnivåer utan att gruppen kommer i mål ordentligt med någon av dem, argumenterar Pittampalli.

Så bäddar du för effektivare möten

För att undvika det här rekommenderar han mötesdagordningar där det intill varje punkt görs tydligt på vilken problemlösningsnivå frågan ska hanteras, samt ett konkret resultat punkten ska resultera i.

Intill mötespunkten ”snabbare hantering av frågor som kommer in till avdelningen x” skulle det alltså kunna stå ”välja lösning” och ”nedskrivet beslut”.

Checklista inför mötet

Men att veta vilken problemlösningsnivå som passar bäst kan vara svårt. Fanns det verkligen bra idéer att välja bland? Och har det funnits möjlighet att utvärdera för- och nackdelar med de olika lösningarna?

Här är exempel på frågor du kan ställa dig inför mötet:

  • Förstår du verkligen problemet ni försöker lösa?
  • Finns det gott om förslag på möjliga lösningar?
  • Har ni redan diskuterat styrkor och svagheter med de olika lösningarna?
  • Har ni redan valt en lösning?

Känns varje steg futtigt och tidskrävande?

Metoden kan verka tidskrävande. Men att gå i mål ordentligt med en problemlösningsnivå i taget leder ofta till att gruppen kan ta sig snabbare framåt till senare nivåer, menar Pittampalli.

Prova, kanske blir det ett sätt att förbättra era möten.