Så håller du bra distansmöten

Den nya tekniken i dagens arbetsliv bjuder på många möjligheter. Ibland kan det vara svårt att hålla möten på sin arbetsplats, kanske arbetar någon nyckelperson hemifrån, eller på en annan ort. Då kan möten på distans vara ett utmärkt alternativ till det traditionella mötet. Det finns många tekniker för att hålla bra distansmöten, men det är viktigt att tänka på att skapa förutsättningen för att alla ska få komma till tals.

Bra distansmöten och teknik

Det finns en mängd olika tekniska förutsättningar för att hålla möten på distans. Det kan vara ett videomöte där alla sitter själva vid sin dator, eller där halva gruppen sitter på ett ställe och resten utspridda i smågrupper. Det kan också vara ett telefonmöte, eller en kombination av video och telefon. Både video- och telefonmöten kan ofta kombineras med någon form av chattfunktion där man kan dela dokument med mera. Om det är svårt att få till fysiska möten, ta reda på vilka möjligheter som finns på din arbetsplats för att hålla möten på distans.

Tänk igenom innan du bjuder in till mötet vilka tekniska lösningar som passar bäst för just det här mötet. Om det är teknik som du inte har använt förut, kom ihåg att testköra innan!

Skapa inkluderande distansmöten

Vid möten på distans är det viktigt att jobba aktivt med att alla får vara delaktiga. Ett bra sätt är att alltid starta mötet med ett upprop. Det gäller också att på förhand ha tänkt igenom syftet med mötet och hur ni ska hålla mötet ordentligt .

Om deltagarna sitter samlade på ett par olika ställen blir det ofta så att det rum där mötesledaren sitter blir ett huvudrum och de andra blir en slags bi-rum. Detta förstärks av att mikrofonerna ofta är avstängda på de platser där mötet inte leds, för att minska störande ljud. Det som händer då är att det blir ett stort avstånd mellan det rum där mötet leds och övriga deltagare. Risken med detta är att deltagarna i det rum där mötet leds får större möjlighet att ställa frågor och bli bemötta mer direkt. Det finns också en risk att deltagarna i de andra rummen pratar om annat när mikrofonen är avstängd, och i värsta fall, om det pågående mötet. Det är helt enkelt inte särskilt inkluderande förutsättningar för ett möte.

För att ge alla deltagare mer jämlika förutsättningar att delta kan en idé vara att ha en mötesfunktionär på de olika ställena som har varit med i förberedelserna och som kan hålla i gruppdiskussioner med mera. Det ökar delaktigheten och fungerar som en kvalitetssäkring för att alla deltagare på mötet ska kunna vara aktiva. Ett annat sätt att hålla inkluderande distansmöten är att alla sitter vid sin egen dator. Då får alla samma förutsättningar att delta och det går också att använda de tekniska systemen fullt ut.

Eftersom tekniken ibland laggar är det viktigt att hitta sätt att begära ordet som funkar oavsett var deltagaren befinner sig. Ett sätt är att göra en runda med alla olika platser när ordet är fritt, ett annat är att utse en person som särskilt ansvarig för att ha koll på om någon vill begära ordet. Ett tredje sätt är att alla begär ordet i en chattråd. Det tredje måste i sådana fall också gälla för den som befinner sig i samma lokal som mötesledaren.

Smarta knep för bra planering

  • "Bordsplacering" - föreställ dig ett mötesrum där ni sitter runt ett bord. Placera sedan fiktivt in alla deltagarna runt bordet, gärna i form av en bild eller en presentation. Då blir det lättare att köra rundor med mera.
  • Testa tekniken innan! Sätt en starttid 10 minuter innan själva mötet ska börja så att ni hinner lösa de problem som kan uppstå så att ni inte spiller mötestid på att lösa teknikproblem.
  • Skicka ut en tydlig dagordning innan mötet.
  • Börja mötet med ett tydligt upprop!