Checklista för engagerade möten

För att uppnå bra resultat på era möten är det viktigt att mötet är genomtänkt och att deltagarna är engagerade. Här är en checklista på saker du kan tänka på inför mötet.

Vad vill du uppnå med mötet?

Skälen till ett möte kan vara många. Vill du informera, lösa ett problem, utbyta erfarenheter, fatta beslut eller planera?

Hur länge ska mötet pågå?

Ofta är det bättre att ha kortare, väl förberedda, möten. Allt behöver inte hinnas med vid ett tillfälle. Skicka ut frågor eller diskussionspunkter innan mötet om det är möjligt så att deltagarna kan sätta sig i frågan inför mötet.

Vilken mötesmetod ska ni använda?

Anpassa upplägget på mötet utifrån mötets syfte. Välj en metod som skapar engagemang och delaktighet. Fundera på om ni kan träffas under mer lättsamma former, till exempel på en fackfrukost, fackfika eller facklunch.

Här kan du läsa mer om olika mötesmetoder

När ska mötet hållas?

Välj en tid som passar så många som möjligt. I anslutning till fikaraster och lunchpauser kan vara lämpliga tillfällen om ni vill ha ett längre möte.

Var ska mötet hållas?

Välj en lokal som är lätt att nå. Håll gärna till på eller nära arbetsplatsen, så att det blir enkelt för deltagarna att vara med. Tänk efter vilken utrustning som behövs (teknik, blädderblock, pennor, papper, postit-lappar, tejp, sax etc). Testa att utrustningen fungerar före mötet.

Vilka ska delta i mötet?

Bjud in alla anställda. ST är arbetsplatsfacket för alla och öppna möten ger ickemedlemmar möjligheten att se att ST är det bästa fackliga alternativet. Till möten där beslut fattas ska du däremot bara bjuda in medlemmar.

Hur ska du bjuda in till mötet?

Fundera på vad som fungerar bäst på din arbetsplats. Är det mejl, information på intranätet, inbjudningar i postfack eller affischer i fikarummet? Ta hjälp av kollegor som kan sprida informationen muntligt och påminn om mötet någon dag innan.

Syftet med inbjudan är att locka till mötet och inte berätta om alla detaljer så håll det kort och enkelt. Det blir extra trevligt om ni har möjlighet att bjuda på fika eller frukost, det brukar locka fler medlemmar och en och annan potentiell medlem.

Vem ska hålla i mötet?

Ta gärna hjälp av en kollega för att leda mötet eller få stöd med att dokumentera.

Hur ska mötet dokumenteras?

Fundera på om ni kommer att behöva ett formellt beslutsprotokoll eller om det räcker det med minnesanteckningar. Antecknar ni på blädderblock eller whiteboard kan du använda telefonen för att fota resultatet. Bestäm hur deltagarna ska få ta del av dokumentationen efter mötet.

Hur ska mötesresultaten följas upp?

Bestäm vad som ska göras med resultatet från mötet och berätta det för deltagarna. Informera löpande om de kontakter som du haft efter mötet med till exempel arbetsgivaren. På så sätt motiverar du medlemmarna att fortsätta delta i möten och engagera sig i det fackliga arbetet. Ickemedlemmarna ser resultat och kan bli mer intresserade av att bli medlemmar i ST.

Så genomför du mötet:

  • Inled med att hälsa alla välkomna och presentera dig och vilken roll du har (arbetsplatsombud, ordförande etc.).
  • Ge en övergripande bild av vad mötets innehåll och syfte samt hur lång tid det tar så att alla förstår meningen med mötet. Här kan ni ge deltagarna möjlighet att lyfta om det finns några andra förväntningar på vad mötet ska innehålla.
  • Försök att använda ett enkelt språk och undvik fackliga förkortningar som RALS, APT och FS.
  • Lämna gärna en större del av mötet till att få in åsikter från deltagarna på mötet. Använd gärna någon av följande metoder för att ge möjlighet till flera att komma till tals och ge synpunkter.

Tänk på att det kan finnas personer som inte är bekväma med att uttrycka sig i grupp. Lämna därför möjligheten att få återkomma till dig per mail eller direkt vid något annat tillfälle och sätt en deadline om det behövs.