Planerar ni ett fysiskt års- eller ombudsmöte i höst?

Nyhet
Under våren har många planerade årsmöten skjutits upp till efter sommaren. I höst väntar också ombudsmöten på flera håll i vår organisation. Eftersom Folkhälsomyndighetens rekommendation om att undvika fysiska årsmöten kvarstår är det en bra idé att planera för ett digitalt möte. Här är tre frågor till Emelie Hedén Eklund, organisationsutvecklare på Fackförbundet ST.

Hör av dig!

Vi hjälper gärna till med förberedelserna inför digitala års- och ombudsmöten. Ju tidigare ni hör av er, desto bättre möjligheter har vi att hjälpa till. Du når oss på engagemang@st.org.

 

Hur kan man tänka kring fysiska års- och ombudsmöten som skjutits upp till hösten?

– I dagsläget rekommenderar Folkhälsomyndigheten att fysiska årsmöten bör skjutas upp om det är möjligt. Rekommendationen kan ändras, men i nuläget är det en bra idé att boka om uppskjutna års- och ombudsmöten till digitala. De kan genomföras på olika sätt. Så länge det inte finns några mötestekniskt komplicerade frågor, till exempel flera kandidater i val som ska göras eller motioner med flera yrkanden, går det utmärkt att genomföra mötet enbart med hjälp av till exempel Skype eller Teams. Det viktigaste är att ha ett ordentligt upprop.

Vilket stöd kan Fackförbundet ST erbjuda kring digitala möten?

– Om ni planerar ett möte där det kommer finnas motkandidater och motioner som inte bara kommer att bifallas rakt av behöver ni kunna hantera sluten votering och få överblick över motioner och yrkanden. Då kan ni använda vårt beslutsstödssystem VoteIT, som är tillgängligt för alla styrelser. Där går det bland annat att rösta och begära ordet. Det här är också ett bra alternativ om ni har svårt att samlas vid ett och samma tillfälle och vill låta mötet vara öppet under en längre tid. Hör av er till engagemang@st.org så hjälper vi er att komma igång!

Vad är det viktigaste att tänka på när man håller möten digitalt?

– Försök planera mötet så gott det går i förväg så att det flyter på när det väl är igång. Efter att ni landat i hur mötet ska genomföras är det också bra att gå igenom alla mötespunkter med de som är föreslagna till mötesordförande och mötessekreterare. De behöver prata igenom sina roller i mötet och ha en samsyn kring hur olika frågor ska hanteras. Utse också gärna någon som ansvarar för tekniken. När mötet väl är igång: se till alla som deltar förstår processen. Hur kommer mötet att gå till? Hur tycker jag till? Hur röstar jag? Att deltagarna känner sig trygga brukar leda till större engagemang.